İletişim Formu Aydınlatma Metni

Vimfay Uluslararası Sağlık Hizmetleri Turizm Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“Şirket”) olarak, kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanmasına önem veriyoruz. İşbu Aydınlatma Metni, web sitemizde yer alan iletişim/başvuru formu aracılığıyla paylaştığınız kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak KVKK m.10 uyarınca hazırlanmıştır.

1. Kişisel Verileri İşleme İlkelerimiz

Kişisel verileriniz tarafımızca aşağıdaki ilkeler ışığında işlenmektedir:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

2. Aydınlatma Yükümlülüğü

KVKK'nın 10. maddesi, kişisel verileri işlenen ilgili kişilerin aydınlatılması hususunda veri sorumlularını yükümlü kılmaktadır. İlgili madde kapsamında, veri sorumlusu sıfatını haiz Şirket, ilgili kişileri:

• veri sorumlusunun kimliği,
• kişisel verilerin hangi amaçlarla işlendiği,
• işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• kişisel verilerin toplanmasının yöntemi ve hukuki sebebi,
• ilgili kişinin KVKK madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar

konusunda bilgilendirmektedir. Söz konusu bilgilendirme, işbu Aydınlatma Metni ile gerçekleştirilmektedir.

3. Veri Sorumlusu

KVKK'nın 3. maddesinin 1. fıkrasının (ı) bendi uyarınca veri sorumlusu; “kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi” olarak tanımlanmaktadır. Bu bağlamda Şirket veri sorumlusu sıfatını taşımakta olup, kişisel verileriniz aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

Veri Sorumlusu	Bilgi
Unvan	VIMFAY ULUSLARARASI SAĞLIK HİZMETLERİ TURİZM SANAYİ VE TİCARET A.Ş.
Adres	Beştepe Mah. Dumlupınar Blv. No: 6/1, İç Kapı No: 22, Yenimahalle / Ankara (Armada İş Merkezi, Kat 14)
Telefon numarası	+90 312 963 1400
E-posta adresi	info@vimfay.com · kvkk@vimfay.com
MERSİS Numarası	0729114905400001
KEP adresi	—
Veri Koruma Görevlisi (DPO) İletişim	dpo@vimfay.com

4. İşlenen Kişisel Veriler ve Veri İşleme Amaçları

KİMLİK VE İLETİŞİM BİLGİLERİ

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER	KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI
Ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, ülke/uyruk bilgisi	Talebinizin karşılanması, sizinle iletişime geçilmesi ve bilgilendirme yapılması

TALEP İÇERİĞİ

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER	KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI
Mesaj metninde tarafınızca paylaşılan bilgiler ve varsa ekler	Talep, soru ve şikâyetlerin değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması, hizmet süreçlerinin planlanması

İŞLEM GÜVENLİĞİ BİLGİLERİ

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER	KİŞİSEL VERİ İŞLEME AMAÇLARI
IP adresi, form gönderim tarihi ve saati, oturum bilgisi	Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın önlenmesi ve ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi

5. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Toplanan kişisel verileriniz, aşağıdaki hukuki sebeplerle, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dâhilinde işlenebilecektir:

Hukuki Sebep	Kişisel Veri İşleme Amaçları	Kişisel Veri Kategorileri
Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması (m.5/2-c)	Talebinizin karşılanması ve hizmet sürecinin başlatılması	Kimlik ve İletişim, Talep İçeriği
Veri sorumlusunun meşru menfaati (m.5/2-f)	İletişim kalitesinin artırılması, güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi	İşlem Güvenliği
Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç)	Mevzuattan doğan saklama ve ispat yükümlülükleri	Tümü
Açık rıza (m.6)	Serbest metin alanında sağlık bilgisi paylaşmanız hâlinde bu verinin işlenmesi	Talep İçeriği (sağlık verisi)

6. Sağlık Verisi Paylaşımına İlişkin Uyarı

Uyarı: Lütfen iletişim formundaki serbest metin alanında ayrıntılı sağlık bilgisi paylaşmayınız. Bu alana sağlık bilgisi yazmanız hâlinde söz konusu veri, KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılacak ve yalnızca talebinizi yanıtlamak amacıyla, açık rızanıza dayanılarak işlenecektir. Tıbbi değerlendirme gerektiren talepleriniz için platformumuzu ziyaret etmenizi rica ederiz.

7. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Kişisel verilerinizin paylaşılmasında KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde yer alan düzenlemelere uyulmakta; paylaşım süreci boyunca ve sonrasında veri güvenliğinin sağlanması için her türlü teknik ve idari tedbir alınmaktadır.

• Verileriniz, talebinizin niteliğine göre Şirketimizin ilgili birimleri ile paylaşılmaktadır.
• Talebinizin tıbbi değerlendirme gerektirmesi hâlinde, açık rızanıza dayanılarak anlaşmalı hekim veya hastane ile paylaşılabilmektedir.
• Web sitesi ve e-posta altyapımızın işletilmesi amacıyla, yurt içinde veya yurt dışında sunucusu bulunan bilişim hizmeti sağlayıcılarında barındırılabilmektedir.
• Bir mahkeme kararı veya yetkili idari mercilerin talebi üzerine, mevzuatta yetkilendirilmiş kişi ve kurumlarla paylaşılabilmektedir.

Yurt dışına aktarım; Kurul tarafından ilan edilen yeterlilik kararı bulunması hâlinde bu karara, aksi hâlde KVKK m.9'da sayılan uygun güvencelere (standart sözleşme, taahhütname, bağlayıcı şirket kuralları) veya açık rızanıza dayanılarak gerçekleştirilir. Standart sözleşme imzalanması hâlinde, imza tarihinden itibaren 5 iş günü içinde Kurul'a bildirim yapılır. Avrupa Birliği'nde bulunan ilgili kişiler bakımından aktarımlar, GDPR Bölüm V güvenceleri (Standart Sözleşme Hükümleri ve aktarım etki değerlendirmesi) çerçevesinde yapılır.

8. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz, web sitemizde yer alan iletişim/başvuru formunu doldurmanız suretiyle elektronik ortamda, kısmen veya tamamen otomatik yollarla toplanmaktadır. Talebiniz sonuçlandıktan sonra verileriniz en fazla 2 yıl saklanmakta; hukuki uyuşmazlık hâlinde bu süre uzayabilmektedir.

9. İlgili Kişinin Hakları

İlgili kişi olarak, tarafımıza başvurarak kendinizle ilgili aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu bildiririz:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK madde 7 çerçevesinde kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltildiğinin veya KVKK madde 7 kapsamında silindiğinin/yok edildiğinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahip olduğunuzu bildiririz.

10. Kişisel Verilerinizi Nasıl Koruyoruz?

Şirket tarafından toplanan ve işlenen kişisel verilerin korunması, yetkisiz kişilerin eline geçmemesi ve ilgili kişilerin mağdur olmaması için gerekli bütün teknik ve idari tedbirler alınmaktadır. Bu kapsamda; rol ve öznitelik bazlı erişim yetkilendirmesi (RBAC/ABAC), çok faktörlü kimlik doğrulama, AES-256 ile şifreleme, TLS 1.3 ile güvenli iletim, erişim ve işlem kayıtlarının tutulması ve düzenli denetimi, yedekleme, sızma testleri, personel gizlilik taahhütleri ve düzenli farkındalık eğitimleri uygulanmaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 31.01.2018 tarihli kararı uyarınca ayrı şifreleme, ayrı erişim kaydı ve sınırlı yetkilendirme gibi ek tedbirler alınmaktadır.

11. Başvuru ve Bilgi Alma Hakkı

Haklarınıza ve KVKK'nın uygulanmasına ilişkin taleplerinizi, yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirleyeceği diğer yöntemlerle tarafımıza iletmeniz mümkündür. Bu kapsamda:

• kvkk@vimfay.com adresine e-posta göndererek,
• Size ait kayıtlı elektronik posta (KEP) adresiniz üzerinden güvenli e-imzalı e-posta göndererek,
• Islak imzalı bir dilekçe ile şahsen başvuru gerçekleştirerek,
• Noter tarafından kimlik tespitinizi havi bir dilekçe ile başvuru gerçekleştirerek

başvuru gerçekleştirebilirsiniz. Şirket, bu kapsamdaki taleplerinizi, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır (KVKK m.13/2). Avrupa Birliği'nde bulunan ilgili kişiler bakımından talepler, GDPR m.12 uyarınca gecikmeksizin ve en geç bir ay içinde yanıtlanır.